Instrukcja uzyskania certyfikatu do KSeF
Jak utworzyć certyfikat do KSeF
Aby korzystać z KSeF w programie iNajem.pl, potrzebny jest certyfikat uwierzytelniający. Poniżej znajdziesz instrukcję krok po kroku, jak go utworzyć w oficjalnym systemie Ministerstwa Finansów.
Krok 1: Wejdź na stronę KSeF
Otwórz przeglądarkę i przejdź do oficjalnego portalu KSeF:
Możesz również utworzyć certyfikaty w środowisku demo lub test
Uwaga:
Środowisko produkcyjne jest przeznaczone do wystawiania i odbierania faktur w KSeF.
Środowiska demo i test są przeznaczone do testowania integracji i nie powinny być używane do wystawiania faktur, które mają być rozliczane.
Każde środowisko ma osobny zestaw certyfikatów, więc jeśli chcesz testować integrację, musisz utworzyć certyfikat w środowisku testowym lub demo.
Jeśli chcesz wystawiać faktury do KSeF, musisz utworzyć certyfikat w środowisku produkcyjnym.
Krok 2: Zaloguj się do KSeF
Wybierz: Uwierzytelnij się w Krajowym Systemie,
a następnie: Zaloguj przez login.gov.pl
Krok 3: Podaj identyfikator NIP
Krok 4: Zaloguj się do usługi Ministerstwa Finansów
Możesz zalogować się jednym z dostępnych sposobów:
- Aplikacja mObywatel
- Bankowość elektroniczna (np. przez swój bank)
- e-Dowód
- Profil Zaufany
Krok 5 (opcjonalny): Uprawnienia
Jeśli masz uprawnienia do zarządzania certyfikatami dla swojej firmy i chcesz udzelić praw innej osobie, to wybierz z menu: Uprawnienia -> Nadaj uprawnienia.
Następnie wybierz w rodzaj uprawnień: Osobie fizycznej do pracy w KSeF.
Kolejną opcję wybierz: Osoba fizyczna posługująca się Profilem Zaufanym lub certyfikatem zawierającym identyfikator NIP lub PESEL.
Podaj PESEL oraz imię i nazwisko.
W zakresie uprawnień wybierz:
- Wystawianie - jeżeli chcesz, aby system wysyłał faktury do KSeF
- Przeglądanie - jeżeli chcesz, aby system odbierał faktury zakupowe z KSeF
- Przeglądania historii sesji (generowania UPO) - jeżeli chcesz, aby system pobierał również numery KSeF i UPO do wysłanych faktur
Na koniec kliknij: Nadaj uprawnienia
Po nadaniu uprawnień, taka osoba musi zalogować się do portalu KSeF na nowo, aby móc wygenerować certyfikat na siebie.
Krok 6: Przejdź do sekcji „Certyfikaty” (jeśli masz już uprawnienia)
Wybierz z menu:
- Wnioskuj o certyfikat
- Lista certyfikatów -> Wnioskuj o certyfikat
Krok 7: Generowanie klucza i wniosku o wydanie certyfikatu
Należy podać:
- Nazwę certyfikatu (dowolna, np. „Certyfikat KSeF”)
- Hasło, które będzie potrzebne do wprowadzenia na portalu iNajem.pl, podczas importu certyfikatu (zapamiętaj je!)
- Uwierzytelnienie w systemie KSeF
Krok 8: Pobierz certyfikat
Po utworzeniu certyfikatu pojawi się przycisk Pobierz. Zapisz pliki na komputerze. Będą miały rozszerzenie:
- .pem i .crt
Krok 9: Zabezpiecz certyfikat
Certyfikat daje pełny dostęp do KSeF dla Twojej firmy. Przechowuj go w bezpiecznym miejscu i nie udostępniaj osobom nieuprawnionym.
Krok 10: Wprowadź certyfikat do programu
W kolejnym kroku wprowadź certyfikat do programu, zgodnie z instrukcją w sekcji poniżej.
Krok 11: Uprawnienia dla biura rachunkowego (opcjonalne)
Jeśli korzystasz z usług biura rachunkowego, możesz nadać mu dostęp do KSeF, aby księgowa mogła pobierać Twoje faktury zakupowe i sprzedażowe bez konieczności proszenia Cię o pliki.
Jakie uprawnienia nadać?
W panelu KSeF wybierz:
Uprawnienia → Nadaj uprawnienie → Podmiotowi do wystawiania i przeglądania faktur, gdzie podasz NIP biura rachunkowego
Następnie zaznacz:
- Przeglądanie faktur
To jest uprawnienie wymagane do księgowania dokumentów.
- Wystawianie faktur (opcjonalnie)
Czego biuro nie potrzebuje?
Biuro rachunkowe nie potrzebuje:
- zarządzania uprawnieniami,
- dostępu administracyjnego,
- certyfikatów właściciela firmy,
- pełnego dostępu do konta KSeF.
Ważna informacja o prywatności.
KSeF nie rozdziela faktur na sprzedażowe i zakupowe pod względem uprawnień.
To oznacza, że osoba z uprawnieniem „Przeglądanie faktur” zobaczy:
- wszystkie faktury sprzedażowe,
- wszystkie faktury zakupowe,
- również zakupy prywatne w ramach działalności (JDG).
Jak wprowadzić certyfikat do programu iNajem.pl
Krok 1: Zaloguj się na portal.iNajem.pl
Wybierz z menu głównego Konfiguracja.
Następnie przejdź na zakładkę Certyfikaty
Naciśnij Dodaj certyfikat.
W oknie "Import nowego certyfikatu dla KSeF" podaj własną nazwę, wybierz środowisko dla którego ma działać certyfikat.
W kolejnych polach Certyfikat (.cer) oraz Klucz (.key) wskaż pliki pobrane z KSeF.
W polu hasło* podaj hasło, które ustawiłeś podczas generowania certyfikatu w KSeF.
* To hasło nie będzie używane podczas logowania do KseF, ono jest potrzebne tylko i wyłącznie na wygenerowanie właściwego certyfikatu (.pfx).
System iNajem.pl sam wygeneruje własne hasło dla tego certyfikatu, którym będzie się posługiwać podczas komunikacji z KSeF.
Na koniec kliknij Zapisz.
Krok 2: Aktywacja wysyłania faktur do KseF
Mając certyfikat z KSeF, możesz aktywować wysyłanie faktur do KSeF.
W tym celu przejdź do zakładki Podstawowa w konfiguracji głównej portalu iNajem.pl, a następnie w sekcji KSeF (Krajowy System e-Faktur) ustaw:
- Środowisko do jakiego będą wysyłane i odbierane dokumenty
- Po jakim czasie mają być wysyłane faktury (jest to wartość domyślna, która będzie się podstawiać na dokumentach)
Na koniec kliknij Zapisz.
Od tej pory, po zatwierdzeniu faktury, będą dokumenty automatycznie wysyłana do KSeF zgodnie z ustawionym czasem.
Na liście faktur zobaczysz status wysyłki do KSeF, a na samym dokumentcie faktury, będziesz mógł zobaczyć szczegółowe informacje o przebiegu procesu wysyłki.
Wszystkie dodatkowe informacje znajdziesz na dokumencie faktury na zakładce KSeF.
Powyższe parametry są paramtrami domyślnymi i każdej chwili na dokumencie faktury możesz je zmienić.
Jeżeli chcesz, aby automatcznie faktury do umów najmu były wysyłane od razu do KseF wykonaj jesazcze krok 3.
Krok 3. Oznaczenie kontrahentów dla których mają być wysyłane faktury do KSeF
W tym celu na karcie kontrahenta oznacz w sekcji Ksiegowe flagę Wysyłaj faktury do KSeF
Jeżeli masz jakiekolwiek pytania lub potrzebujesz pomocy, skontaktuj się z naszym działem wsparcia technicznego.
Jesteśmy tutaj, aby pomóc Ci w pełni wykorzystać możliwości KSeF w programie iNajem.pl.
Pisz na adres poczta@inajem.pl